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FAQ - Oft gestellte Fragen

Adressen

• Ich möchte einige Adressen in eine Textdatei exportieren. Wie gehe ich am besten vor? 

  Adressexport funktioniert wie folgt:

  • gewünschte Adressen aufrufen
  • Menüleiste->"Skripts"->Exportieren...
  • Dateiname und Dateityp angeben
  • Optional "Erstellung einer E-Mail mit Datei als Anhang" anwählen"
  • Sichern
  • Feldexportfolge bestimmen.

  
  Beim letzten Schritt wählen Sie aus welche Informationen aus den Adressen exportiert werden sollen.
  Oben Links können Sie auswählen welche Felder zur Auswahl angezeigt werden sollen.

  •   "Aktuelles Layout": Es werden diejenigen Felder zur Auswahl angezeigt, die auf der aktuell aufgerufenen Maske(Layout) zu sehen sind.
  • "Aktuelle Tabelle": Es werden alle Felder des Adressmoduls angezeigt.
  • "Bezugsadressen": Hier können Sie eine Bezugstabelle auswählen. Beispielsweise "markierter AP", also der gewählte Ansprechpartner zum Adressdatensatz.

Dokumente

• [Windows] Die Vorschau meiner PDF-Dateien im Dokumentenmodul wird nicht oder nur grau angezeigt. 

  Installieren Sie den Foxit PDF Reader. (https://www.foxit.com/de/pdf-reader/)

  Bei der Installation des Foxit PDF Reader
  - im ersten Dialog Shell-Erweiterungen abwählen
  - im zweiten Dialog alle bis auf "PDF-Dateien in Browsern anzeigen” abwählen
  - im dritten Dialog “Sichern Lesemodus” deaktivieren
  - im vierten Dialog “Keine kostenlose 14-Tage-Testversion von Foxit PDF Editor installieren” wählen
   

   

• [macOS] Mac Mail wird nicht geöffnet, wenn ich aus OfficeWarp heraus eine E-Mail erzeugen möchte. 
  • Bitte prüfen Sie, ob Mac Mail als Standard-E-Mailprogramm eingestellt ist. (Mail -> Einstellungen -> Allgemein -> "Standardprogramm für E-Mails"
  • Bitte prüfen Sie, ob es OfficeWarp (FileMaker Pro) erlaubt ist, über die Automatisierungsfunktiion mit Mac Mail zu kommunizieren ( Systemeinstellungen -> Datenschutz -> Automation  )
• [macOS] Die Vorschau meiner PDF-Dateien im Dokumentenmodul wird nicht oder nur grau angezeigt. 

  Entfernen (bzw. deaktivieren) Sie bitt inkompatible (Adobe-)Plugins aus dem Ordner "/Library/Internet Plug-Ins/"

Drucklayout

• Ich möchte mein eigenes Briefpapier in die Druckmasken einbauen. Wie mache ich das? 

  Im Modul "Einstellungen" finden Sie im Reiter "eigene Adr." den Knopf für das Briefpapier.

  

  Wenn Sie den Knopf anklicken gelangen Sie zur Einstellung Ihres individuellen Briefpapiers.

   

  

  Sie können das Briefpapier für die erste Seite und für folgende Seiten unterschiedlich festlegen.
  Laden Sie ein DIN A4 große Grafik. (empfohlen: RGB, indizierte Farben, max. 300 dpi, Format .png)

   

  

  Das Briefpapier wir in der Vorschau und beim Drucken angezeigt wenn Sie in der Eingabemaske die Markierung neben dem gewählten Drucklayout aktivieren.

• Ich möchte die Felder in den Drucklayouts neu anordnen. Wie mache ich das. 

  Führen Sie im Modul START im Menü Ablage(Mac) / Datei(Win) die Funktion "Drucklayouts bearbeiten" aus. Melden Sie sich mit dem Benutzer "Layout" und dem Passwort "Picasso" an.

   
  

  Sobald Sie als Layouter angemeldet sind wechseln Sie in den Layout-Modus (Menü->Ansicht->Layoutmodus) und wählen Sie das zu bearbeitende Layout aus.

  Nun können Sie die Anordnung und Formatierung des Drucklayouts ändern.

  Sie können auch neue Drucklayouts anlegen. Wenn Sie zum Beispiel ein englisches Lieferschein-Drucklayout anlegen möchten, erstellen Sie ein neues Layout (oder duplizieren ein vorhandenes) und verschieben Sie es in der Layoutreihenfolge unter "Layouts verwalten..." in den Bereich in denen schon die beiden Lieferscheinlayouts liegen.

  Die Nummerierung der Layouts beginnt immer nach den Trennstrichen neu. Als Beispiel: Wenn Sie im Lieferscheinmodul das Drucklayout "Lieferschein mit ArtikelNr" nutzen möchten, wählen Sie das Drucklayout mit dem Präfix "2".
  
  Neu angelegte Layouts müssen in der Eingabemaske mit der entsprechenden Nummer eingetragen werden.

   

  Hinweis:

  Wenn Sie eine Schrift verwenden möchten, die nicht zu den Standardschriften Ihres Betriebssystems gehört, stellen Sie sicher, dass diese auf allen Arbeitsplätzen installiert und aktiviert ist.

   

• Die Schrift, die ich ein meinen Drucklayouts verwende, wird nicht angezeigt. 

  Vergewissern Sie sich dass Ihre Schrift auf allen Arbeitsplätzen installiert und aktiviert ist.

   

  

   

  Unter Windows müssen Sie Schriften explizit im Filemaker aktivieren, um von OfficeWarp verwendet werden zu können. Wählen Sie dazu im "Menu->Schrift->Konfigurieren/Weitere Schriften".

   

  

   

  Falls die Schrift immer noch nicht angezeigt wird, kann es sein, dass Schriftformatierungen in der Eingabemaske vorgenommen wurden, z.B. durch das Einfügen von Text aus der Zwischenablage. Um zu verhindern, dass diese Formatierungen in das Drucklayout übernommen werden, können Sie das im Modul "Einstellungen" im Reiter "Sonstiges" verhindern.

   

  

   

  Im Modus "nach Vorgabe" werden alle Formatierungen, wie z.B. "Fettdruck","Schriftgröße","Schriftart" für die Drucklayouts entfernt.

  Im Modus "nur Schriftart beibehalten" wird nur die Schriftart auf die Voreinstellung der Drucklayouts gesetzt.

  Im Modus "freie Formatierung" wird die Formatierung aus den Eingabemasken in die Drucklayouts übernommen.

   

Eingabemasken

• Wie kann ich die Sortierung der Positionen in der Faktura ändern? Früher konnte man die Sortierung über das Drucklayout wählen. Wo stelle ich das in der neuen Version ein? 

  Die globalen Einstellungen für die Sortierung jedes Moduls finden Sie im Modul "Einstellungen" Reiter "Sonstiges".

   

  

   

  Die Sortierreihenfolge kann jedoch abweichend von den globalen Einstellungen für jeden Datensatz in der Faktura einzeln festgelegt werden. Dazu benutzen Sie die Auswahlliste in der entsprechenden Eingabemaske. Sie finden Sie im Spalten-Kopf der ersten Spalte in den Positionen.

   

  

Einstellungen

• Ich habe im Schlüsselbund das Passwort für meinen Benutzer gespeichert. Das Anmeldefenster erscheint nun beim Start von OfficeWarp nicht mehr. Ich möchte mich jetzt aber mit einem anderen Benutzer anmelden. Wie mache ich das. 

  Um das Anmeldefenster trotz hinterlegtem Passwort anzeigen zu lassen gehen Sie bitte wie folgt vor:

  Einzelplatz:

  Halten Sie beim Start des OfficeWarp die "ALT"-Taste (macOS) "SHIFT"-Tase (Windows) gedrückt. Nun sollte das Anmeldefenster erscheinen.

  Netzplatz:

  Starten Sie den OfficeWarp-Netzstarter. Sobald das Netzstarter-Fenster erscheint, halten Sie die "ALT"-Taste  (macOS) "SHIFT"-Tase (Windows) gedrückt und klicken Sie auf "weiter". Nun sollte das Anmeldefenster erscheinen.

  Löschen aus der Schlüsselbundverwaltung

  Das Passwort wurde von bereits im Schlüsselbund (macOS) btw. der Anmeldeinformationsverwaltung (Windows) gespeichert. Daher wird keine Kontoeingabe beim Starten von OfficeWarp abgefragt. Sie können also alternativ, diesen Eintrag löschen. Unter macOS suchen Sie bitte nach dem Eintrag "START" undter Windows nach "FileMaker"

• Wie kann ich in meinen Angeboten, Aufträgen, Rechnungen eine zweite Währung anzeigen lassen? 

  Die Zweitwährung stellen Sie im Modul "Einstellungen" im Reiter "Währung" ein.

  

   

  Die Währung muss mit Wechselkurs zur Hauptwährung definiert werden.

  

   

  Durch klicken der Checkbox erscheint die Zweitwährung im Drucklayout.

  

• Wie stelle ich die Standard Kopf- und Fußtexte für Anfragen, Bestellungen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Nachkalkulationen ein? 

  Die Standard Kopf- und Fußtexte stellen Sie im Modul "Einstellungen" Reiter "Sonstiges" ein.

  Für jedes Modul gibt es dort eine Voreinstellung für den Kopf- und den Fußtext.

   

  

   

  Die Kopf- und Fußtexte legen Sie im Modul "Texte" fest.

Fehler

• Das Programm stürzt beim Versuch etwas auszudrucken ab. 

  MAC OS X:

  Versuchen Sie einen anderen Treiber für Ihren Drucker zu verwenden. Hier finden Sie alternative Treiber, zu denen die Sie direkt vom Hersteller bekommen. Nach unseren Erfahrungen sind diese Treiber sogar in Verbindung mit OfficeWarp stabile, als die der Hersteller.

   

  Windows:

  Versuchen Sie die Treiber-Software für Ihren Drucker auf den neusten Stand zu bringen.

• Beim Starten von OfficeWarp erhalte ich die Fehlermeldung, dass eine Datei defekt ist und wiederhergestellt werden muss. 

  Nach einem Absturz des Systems kann es vorkommen, dass eine OfficeWarp-Datei beschädigt wurde. Um diese Datei wiederherzustellen gehen Sie wie folgt vor.
   

  Mit FileMaker Pro:
   

  Öffnen Sie FileMaker und wählen Sie im Menü "Ablage" ( "Datei" bei Windows-Systemen) den Punkt "Wiederherstellen" und anschliessend wählen sie die defekte Datei aus.
   

  Ohne FileMaker Pro:
   

  Drücken Sie an einem Windows-Rechner "Strg+Umschalt", während Sie auf das OfficeWarp-Symbol doppelklicken. Halten Sie die Tasten gedrückt, bis das Dialogfeld "Beschädigte Datei öffnen" angezeigt wird.

  Drücken Sie an einem Mac OS X-Rechner "Befehl(Apfel)+Option", während Sie auf das OfficeWarp-Symbol doppelklicken. Halten Sie die Tasten gedrückt, bis das Dialogfeld "Beschädigte Datei öffnen" angezeigt wird.

• Ich hänge in einem Faktura-Modul (Angebot, Auftrag, Rechnung) fest. Wie komme ich da wieder heraus ? 

  Wenn Sie in das Bruttofeld einer Position klicken, wird ein Skript gestartet, dass Sie mit der Enter-Taste oder ggf. FN+Return (Laptop-Tastatur) beenden.

  Wenn Sie in einer Übernahmeliste hängen bleiben, klappen Sie sich die Statusleiste aus und wählen sie bei "Layout:" die entsprechende Eingabemaske.

• Das Programm bricht beim Start mit der Fehlermeldung ab, dass die Datei "vcruntime140.dll'" fehlt. 

  Laden sie sich die Microsoft Visual C++ Redistributable herunter und installieren sie diese.

  https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=48145

• Das Programm bricht beim Start mit der Fehlermeldung ab, dass .NET nicht gefunden werden konnte. 

   Laden Sie sich Microsoft .NET herunter und installieren Sie es.

  https://www.microsoft.com/de-DE/download/details.aspx?id=48130

• OfficeWarp bricht mit einer Java-Fehlermeldung beim Start ab. 

  Aktualisieren Sie Ihre JAVA Runtime. Mehr Informationen dazu finden Sie unter http://www.officewarp.de/Zusatzsoftware/scriptMaster.html.

• Beim Starten von OfficeWarp wird gemeldet, dass die aktuelle Version der JAVA-Runtime nicht installiert ist. 

   Aktualisieren sie ihre Java Runtime auf die neusete Version. Informationen dazu finden Sie hier.

• In den OfficeWarp Eingabemasken sind nur noch „Sonderzeichen“ anstatt Buchstaben und Zahlen zu sehen. 
  Das Problem wurde in FileMaker Pro 19.1.2 gelöst.

   

  In einer Vorversion kann eine oder der mehrere der folgenden Maßnahmen Abhilfe schaffen:

   

  • Aktualisieren Sie auf die neueste Version von Adobe Reader.
  • Löschen Sie den Windows-Schrift-Cache unter C:\Windows\System32\FNTCACHE.DAT und starten Sie den Rechner neu.
  • *Deaktivieren Sie den Windows-Schrift-Cache-Dienst über die Systemsteuerung\Alle Elemente der Systemsteuerung\Verwaltungstools\Dienste
  • Löschen Sie den Adobe-Cache in C:\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Local\Temp\acrord32_sbx\
  • Verwenden Sie eine andere Zoomstufe als 100%.

   *So deaktivieren Sie den Windows-Schriftarten-Cache-Dienst:

  • Öffnen Sie die Dienste-Konsole.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Windows Font Cache und wählen Sie Eigenschaften.
  • Setzen Sie den Starttyp auf "Deaktiviert". 
• Beim Starten bzw. Aktualisieren von FileMaker Pro erscheint eine Meldung, dass die Wartung abgelaufen ist. Was kann ich tun um den Fehler zu beheben? 

  Um den Fehler zu beheben kopieren Sie die aktuelle Version Ihre Lizenzdatei ("LicenseCert.cert") im Ordner:

  Windows: "C:\ProgramData\FileMaker\FileMaker Pro\<FM_VERSION>\"

  macOS: "/Users/Shared/FileMaker/FileMaker Pro/<FM_VERSION>/"

FileMaker

• SSL Update für FileMaker 13v9 April 2015 

  Im April 2015 wurde für die FileMaker 13 Plattform ein Sicherheitsupdate bereitgestellt.

  Wenn Sie die FileMaker 13 ohne FileMaker Server verwenden, oder wenn Sie FileMaker Server ohne aktivierte SSL-Verbindung  verwenden installieren Sie einfach nur die beiden bereitgestellten Updates für FileMaker Server 13v9 und FileMaker Pro 13v9.

  Wenn Sie auf FileMaker Server zugreifen und die Option „Sichere Verbindungen (SSL)“ in FileMaker Server Admin Console EINGESCHALTET haben, gehen Sie wie folgt vor:

  WICHTIG: Sie müssen diese Updates in der richtigen Reihenfolge durchführen, da anderenfalls Ihre FileMaker Pro- und FileMaker Go Clients unter Umständen keine Verbindung zu Ihrem Server herstellen können.

  1. Installieren Sie ein unterstütztes Zertifikat eines Zertifikatausstellers. http://help.filemaker.com/app/answers/detail/a_id/14169/related/1
  2. Führen Sie das Update für FileMaker Server 13v9 durch.
  3. Führen Sie das Update für FileMaker Pro 13v9 durch.

   

• Was muss ich bei der Installation von FileMaker Server beachten? 

  Beachten sie zuerst die Systemvoraussetzungen von FileMaker Server.

  Wählen Sie bei der Installation volgende Optionen:

  A. Setuptyp: "Einzelrechner"

  B. Verwenden Sie das vorgeschlagene FileMaker Server-Benutzerkonto.

  C. Verwenden Sie die Standardports.

  D. Geben Sie beim Eintragen der Benutzerionformationen als Organisation "media-do" an.

  Beim Anschliessenden Einrichtungsassistenten beachten Sie bitte folgendes:

  A: Legen Sie bitte Ihren Benutzenamen für die Administration sowie das Passwort, die Sicherheitsfrage und den Pin fest.

  B: Im Schritt "Technologien" deaktivieren Sie "ODBC" und "Web Publishing"

  Schließen Sie den Einrichtungsassistenten ab.

  In der FileMaker Server Administationkonsole müss nun nur noch die Endung "USR" als Runtime-Lösung registriert werden.

  

  Nun können Sie mittels FileMaker Pro 15 über den Menüpunkt "Ablage" (Mac) /"Datei" (WiN) -> "Sharing" -> "Auf FileMaker Server hochladen..." die Datenbanken zum neu eingerichtetetn Server hochladen.

• Wie kann ich FileMaker auf die neuste Version aktualisieren? 

  Beende Sie dazu OfficeWarp. Starten Sie FileMaker seperat, ohne den OfficeWarp-Starter zu verwenden. Wählen Sie im Menü Hilfe den Punkt "Auf Updates prüfen..." und folgen sie den Anweisungen.

• Wie installiere ich ein erneuertes Lizenzzertifikat für FileMaker. 

  FileMaker Server:

  Auf dem FileMaker Server wird das Lizenzzertifikat automatisch aktualisiert. Alternativ können Sie in der FileMaker Server Administrationskonsole das Zertifikat manuell erneuert. Verwenden Sie dafür den Punkt "Administration" -> "Lizenzzertifikat importieren" aus.

  Einzelplatz oder einem Netzwerkarbeitsplatz

  Gehen Sie wie folgt vor:
  Starten Sie FileMaker seperat, ohne den OfficeWarp-Starter zu verwenden. Verwenden Sie den Menü "Hilfe" den Befehl "FileMaker Lizenz ersetze...". Alternativ ersetzen Sie die Lizenzdatei ("LicenseCert.cert") im Ordner:
  Windows: "C:\ProgramData\FileMaker\FileMaker Pro\<FM_Version>\"
  macOS: "/Users/Shared/FileMaker/FileMaker Pro/<FM_Version>/"

   

Installation

• Das Installationsprogram startet nicht bzw. startet nicht korrekt. 

  Vorraussetzung für die Installation von OfficeWarp ist eine vorhanden JAVA-Runtime. Diese bekommen Sie für das Windows-Betriebssystem kostenfrei auf der Seite www.java.com. Auf Mac OS X ist die JAVA-Runtime bereits vorinstalliert.

   

  Hinweis: Beachten Sie dass im Normalfall Dateien mit der Endung ".jar" bei Ausführen automatisch mit der JAVA-Runtime gestartet werden. In seltenen Ausnahmefällen können aber auch Archiv-Programme oder Handy-Sychronisationsprogramme die voreingestellte Applikation für ".jar" Dateien sein. In diesem Fall verwenden Sie bitte die "Öffnen mit..."-Funktion Ihres Betriebssystem und wählen Sie dann "JAR Launcher" bzw "JAVA Runtime".

• Bei der Installation bzw. beim Upgrade von FileMaker Pro wird ein falsches Lizenzzertifikat verwendet. 

  FileMaker Pro muss mit einem Lizenzzertifikat installiert werden, das eine Form Ihres Claris-Kaufvertrags ist.
  
  Wenn Sie FileMaker Pro unter macOS deinstallieren, wird das Lizenzzertifikat nicht gelöscht. Eine erneute Installation von FileMaker Pro kann das bestehende Lizenzzertifikat übernehmen, das für die vorherige Installation verwendet wurde.
  
  Dies kann zu Problemen führen, wenn das Lizenzzertifikat aus einem anderen veralteten Vertrag stammt, insbesondere wenn dieser Vertrag abgelaufen ist.
   

  Lösung:

  Um sicherzustellen, dass die neue Installation von FileMaker Pro das richtige Lizenzzertifikat verwendet, haben Sie 2 Möglichkeiten.

  Option 1:

  Wenn FileMaker Pro bereits mit dem falschen Lizenzzertifikat installiert ist, können Sie das richtige Lizenzzertifikat bei geschlossenem FileMaker Pro-Programm auf das FileMaker Pro-Programmsymbol ziehen und ablegen. Wenn Sie FileMaker Pro starten, wird es nun dieses Lizenzzertifikat verwenden.

  Option 2:

  Löschen Sie die bestehenden Lizenzzertifikatsdateien manuell. Es ist nicht erforderlich, die bestehende Installation von FileMaker Pro zu deinstallieren.
  
  Löschen Sie bei geschlossenem FileMaker Pro (falls es noch installiert ist) die 3 Dateien an folgendem Ort (das folgende Beispiel ist der Pfad für FileMaker Pro 19)
   

  • /User/Geteilt/FileMaker/FileMaker Pro/19.0/LicenseCert.fmcert (diese Datei kann umbenannt worden sein, aber sie endet auf .fmcert)
  • /Benutzer/Geteilt/FileMaker/FileMaker Pro/19.0/pInfo
  • /Benutzer/Geteilt/FileMaker/FileMaker Pro/19.0/LicenseData

  
  
  Sie können dann FileMaker Pro mit dem korrekten Lizenzzertifikat installieren oder die bestehende Installation von FileMaker Pro starten und die neue Lizenzdatei im daraufhin angezeigten FileMaker Pro-Lizenzdialogfeld eintragen.

Mehrwertsteuersätze ändern

• Wir kann ich die MwSt-Säzte in meiner Datenbank anpassen. 

  Modul "Einstellungen"

  Zum grundsätzlichen Ändern der Mehrwertsteuersätze nehmen sie bitte Änderungen im Modul "Einstellungen" vor. Die Sätze, die dort hinterlegt sind, werden beim Erzeugen eines Datensatzes in der Faktura (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) als Grundlage zur Zuordnung der Positionen zur Gruppe der Positionen mit vollem bzw. vermindertem MwSt-Satz verwendet.

  OfficeWarp4:

  

  
  OfficeWarp5:

  

  Modul "Artikel":

  Um mehrene Artikel gleichzeitig einen anderen Mehrwertsteuersatz zu geben, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Rufen Sie alle Artikel mit dem gleichen Mehrwertsteuersatz von (bsw. 19% auf). Dies können sie mit der "Freien Suche" erreichen (Ansicht->Suchenmodus aktivieren. Suche mit Enter-Taste (am Nummernblock) auslösen.)
  • Ändern sie den Mehrwertsteuersatz im Feld "MwSt." auf den neuen Wert und verbleiben sie mit dem Curser im Feld
  • Wählen sie aus dem Menü "Datzensäze" den Befehl "Feldinhalt" ersetzen. Den darauf folgenden Dialog bestätigen sie mit "Ersetzen"

   

   

  

   

  Modul "Rechnung"

  Beim Erzeugen einer Rechnung werden automatisch die aktuellen Mehrwertsteuersätze, die aktuell im Modul "Einstellungen" hinterlegt sind, in die Rechnung kopiert und für die Zuordnung der Positionen zur Gruppe der vollen bzw. verminderten Mehrwertsteuersätze verwendet. Haben sie eine Rechnung erzeugt, bevor sie die Mehrwertsteuersätze im Modul "Einstellungen" geändert haben, gibt es erst ab OfficeWarp 4.5 die Möglichkeit, hinterlegte MwSt für die Rechnung aus dem Modul "Einstellungen" zu aktualisieren. Dies können sie über das Menü "Ablage" (macOS) bzw. "Datei" (Windows) und den Menübefehl "MwSt-Sätze aktualisieren". erreichen.